1. Algemeen

De stichting is opgericht door de familie Van Hierden. De stichting moet verbinden binnen het gezin en door middel van giften het verschil kunnen maken voor organisaties die met het verwezenlijken van goede doelen bezig zijn. Doelen moeten aansprekend zijn en het verschil kunnen maken. Organisaties moeten het bestuur kunnen overtuigen dat het project maatschappelijke of principiële meerwaarde heeft. Er moet tussen partijen connectie ontstaan waardoor gezamenlijk het verschil kan worden gemaakt.

2. Doel

De stichting heeft ten doel het ondersteunen van algemeen nut beogende instellingen en eventueel een sociaal belang behartigende instellingen of steunstichtingen van dergelijke instellingen, met inachtneming van het volgende:

1. De desbetreffende instellingen hebben bij voorkeur een christelijke grondslag
2. De desbetreffende instellingen dienen zelf nauw betrokken te zijn bij de uitvoeringen van de projecten die zij ondersteunen
3. De desbetreffende instellingen dienen projecten te ondersteunen in binnen- en buitenland
4. De projecten zijn bij voorkeur kleinschalig en structureel van aard en hebben bij voorkeur betrekking op zending, scholing, (basis) medische hulp, gezondheidspreventie en eigen voedselvoorziening van de lokale gemeenschappen;
5. Ingeval de desbetreffende instellingen projecten ondersteunen na (natuur)rampen in onderontwikkelde gebieden dienen deze projecten ook bij voorkeur kleinschalig te zijn en een structureel karakter te hebben

Er is reeds een selectie van een aantal ANBI doelen gemaakt welke de stichting onder andere zal ondersteunen.

De stichting beoogt niet het maken van winst. De stichting zal haar vermogen uitsluitend beleggen en herbeleggen in solide beleggingen. De stichting beoogt te zijn een algemeen nut beogende instelling als bedoeld in artikel 5b van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) en beoogt als zodanig gerangschikt te zijn door de Nederlandse Belastingdienst.

Waar we ‘ja’ tegen zeggen:

• Projecten waarbij wij echt het verschil maken
• Duurzame initiatieven gericht op zelfredzaamheid van mensen
• Projecten met duidelijke doelen voor langere termijn
• Projecten met als doel de boodschap van Gods liefde te verkondigen
• Kleine initiatieven gedreven door passie en werkelijkheidszin
• Het stimuleren van kleine projecten die impact hebben
• Initiatieven gericht op recht en gerechtigheid

Waar we ‘nee’ tegen zeggen:

• Stichtingen zonder ANBI status
• Projecten met een direct of indirect commercieel belang
• Projecten zonder duidelijke verantwoording aan De Eekhorst
• Projecten waar geen goed plan aan ten grondslag ligt

3. Middelen

In de statuten is het volgende opgenomen over de middelen van de stichting. Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door: schenkingen, erfstellingen en legaten.

De oprichters van de stichting de familie Van Hierden brengen middels giften een jaarlijks budget binnen in de stichting. Fondswerving buiten de familie is niet aan de orde. Hiervoor behoeven derhalve geen regels of regelingen worden opgesteld.

4. Het bestuur

In de statuten is het volgende over het bestuur opgenomen:

Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden en wordt voor de eerste maal bij deze akte benoemd. Het aantal leden wordt – met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld.

Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie worden benoemd) kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld.

Een bestuurslid wordt benoemd voor een periode van vier (4) jaren. Aftredende bestuursleden zijn steeds herbenoembaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in.

Bij het ontstaan van een (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende bestuurslid) binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van één (of meer)opvolger(s).

Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid niettemin een wettig bestuur.

De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.

De leden van het bestuur mogen niet over het vermogen van de stichting beschikken als ware eigen vermogen.

Het bestuur heeft besloten om een bestuur te vormen van 3 personen. Het lidmaatschap van het bestuur wordt gezien als een “eer”, samenwerken als familieleden met als doel om de kernwaarden van de stichting werkelijkheid te laten worden! De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden. Alleen de onkosten mogen worden gedeclareerd. Doel is om meer dan 95% van de beschikbare gelden te bestemmen voor goede doelen. Het bestuur vergadert eens per kwartaal. De doorlopende doelen worden steeds gekoppeld aan twee bestuursleden. De betreffende bestuursleden volgen het project / doel en beoordelen of de gelden adequaat en volgens afspraak worden besteed.

De kosten die verband houden met de functie kunnen worden gedeclareerd mits deze vooraf door de bestuursvergadering zijn goed gekeurd. Het betreft dan met name de reis en verblijfskosten naar projecten die worden bezocht.

5. Raad van Advies

Het bestuur benoemt een Raad van Advies bestaande uit minimaal twee personen, zulks op voordracht van de Raad van Advies. De huidige Raad van Advies bestaat uit de drie kinderen van de oprichters.

De Raad van Advies heeft onder andere tot taak het onderhouden van een geregeld contact met en het adviseren van het bestuur van de stichting. Het bestuur en de Raad van Advies vergaderen minimaal een keer per jaar.

De samenstelling en werkwijze van de Raad van Advies wordt door het bestuur van de stichting nader geregeld. Op de besluitvorming binnen de Raad van Advies is het bepaalde in artikel 7 van de statuten van overeenkomstige toepassing.

Indien het aantal leden van de Raad van Advies beneden het bovengenoemde vermelde minimum is gedaald, is het bestuur verplicht om binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature(s) een of meer nieuwe leden van de Raad van Advies te benoemen zodat er weer ten minste twee leden zijn.

6. Fondswerving

Gezien het karakter van de stichting is fondswerving niet van toepassing. Zie hier voor ook punt 3 “middelen”.

7. Transparantie

Transparantie is uitgangspunt van het beleid van de stichting. Dat wil zeggen dat de stichting een verantwoording heeft om de noodzakelijke documenten voor de ANBI status te delen op haar eigen internetsite https://stichting-de-eekhorst.nl.

Van partners waarmee wordt samengewerkt wordt ook transparantie gevraagd. Duidelijk zijn over de doelstellingen, duidelijk over de financiën, duidelijk over de voortgang. Niet werken met verborgen agenda’s , maar open met elkaar naar het doel, ”de droom” kijken, hier aan werken is uitgangspunt. Gebrek aan transparantie bij een partij waar mee wordt samengewerkt leidt tot verbreking van de relatie.

8. Toekenningen

Aanvragen kunnen alleen ingediend worden op https://stichting-de-eekhorst.nl. Papieren aanvragen worden niet in behandeling genomen. Een aanvraag moet bestaan uit:

• Een goed uitgewerkt projectplan waarin de doelstellingen, de omvang van de aanvraag en de wijze van uitvoering in worden beschreven. De laatste jaarrekening van de stichting c.q. organisatie die de aanvraag doet.
• Een korte beschrijving van de organisatie

In principe worden nooit aanvragen voor personen gehonoreerd, het gaat altijd om organisaties met bij voorkeur een Anbi status. Als het gaat om projecten is de mogelijkheid van cofinanciering bespreekbaar.

De aanvraag wordt voor zover het om kleine aanvragen (maximum van 2.000 Euro) betreft in bilateraal overleg tussen bestuursleden zo spoedig mogelijk afgewerkt. Grotere aanvragen worden in de bestuursvergadering besproken.

9. Karakter van toekenningen

De aanvragen kunnen qua karakter verschillen, het bestuur heeft het volgende beleid vastgesteld:

Er wordt onderscheid gemaakt in:

• kleine giften
• Eenmalige giften
• Project giften met een langere looptijd

Voor giften moet de verplichting gefinancierd zijn . Dat wil zeggen dat voor langer lopende toezeggingen altijd een voorziening voor de verplichting wordt opgenomen. De maximale loopduur van projecten is 5 jaar. Voor eenmalige giften boven de 5.000 Euro is een uitgewerkt projectplan noodzakelijk.

oor projecten met een langere looptijd wordt de bijdrage bepaald op basis van een projectvoorstel van de betreffende organisatie. Het voorstel wordt altijd met de organisatie doorgesproken. De financiering van het project wordt schriftelijk bevestigd onder de volgende op te leggen voorwaarden:

• Het doel en looptijd van het project
• De jaarlijks toe te kennen bijdrage
• De jaarlijkse verantwoordingsplicht. Hieronder wordt een financiële verantwoording van de bestede gelden gevraagd alsmede een begroting voor het lopende jaar.
• De gelden moeten daadwerkelijk worden uitgegeven en mogen niet worden gebruikt voor het vormen van voorzieningen of iets dergelijks.
• Een nieuwe jaarlijkse termijn wordt betaald als is vastgesteld dat financiële verantwoording is gedaan en dat de gelden binnen de gemaakte afspraken zijn besteed.
• De gift in jaar één en twee wordt verstrekt op basis van de begroting. In jaar drie wordt de gift verstrekt op basis van de verantwoording van jaar één. Niet uitgegeven gelden worden verrekend.
• Jaarlijks zal evaluatiegesprek tussen de stichting en de betreffende organisatie plaatsvinden.

Het bestuur kan afwijken van de regeling zoals geformuleerd mits dit binnen het bestuur goed gemotiveerd is

10. Opvolging

De opvolging van een project is altijd de verantwoordelijkheid van de betreffende organisatie. De Eekhorst wil goed geïnformeerd worden over de opvolging, ontvang met regelmaat een verantwoording en kan als klankbord worden gebruikt. Een project wat volledig door De Eekhorst wordt gefinancierd kan nooit zonder overleg worden uitgebreid of worden afgebouwd zonder de Eekhorst in de besluitvorming te betrekken. Opvolging in combinatie met een transparante verantwoording is voorwaarde voor betalingen c.q. voor een mogelijk vervolg.